Vedtægter

Vedtægter for Faaborg-Midtfyn Arkivsamvirke

Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling i Faaborg-Midtfyn Arkivsamvirke 24. oktober 2022.

§ 1: Navn og Hjemsted

Arkivsamvirkets navn er: Faaborg-Midtfyn Arkivsamvirke. Hjemsted: Faaborg-Midtfyn Kommune

§ 2: Medlemmer

Stk. 1. Som medlemmer kan optages lokalhistoriske arkiver, folkemindesamlinger og lignende fra Faaborg-Midtfyn Kommune.
Stk. 2. Nye medlemmer kan optages ved en bestyrelsesbeslutning, der efterfølgende skal godken­des af generalforsamlingen.
Stk. 3. Udtrædelse kan ske med 3 måneders varsel til udgangen af et kalenderår.
Stk. 4. Et arkiv i kommunen kan opnå observatørstatus i stedet for medlemskab af samvirket, så­fremt dette kan godkendes af generalforsamlingen.

§ 3: Formål

Stk. 1. At iværksætte initiativer, der kan fremme interessen for lokalhistorie i kommunen.
Stk. 2. At fungere som de lokalhistoriske arkivers forhandlingspart over for Faaborg-Midtfyn Kom­mune vedr. økonomiske forhold, bortset fra løn og honorarer, samt forhold af fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver i kommunen. Samvirket kan endvidere tilbyde bistand ved de enkelte ar­kivers forhandlinger med kommunen vedr. lokaleforhold.
Stk. 3. At fordele de midler, der af kommunen stilles til rådighed til arkivernes drift, husleje m.v.
Stk. 4. At fordele midler, der af kommunen og/eller andre er stillet til rådighed til fælles lokalhisto­riske aktiviteter.
Stk. 5. At koordinere fælles initiativer omkring formidling af lokalhistorien og indsamling af arkiva­lier i kommunen.

§ 4: Generalforsamling

Stk. 1. Generalforsamlingen er arkivsamvirkets øverste myndighed.
Stk. 2. Den ordinære generalforsamling afholdes en gang om året og senest i april måned.
Stk. 3. Hvert arkiv har 1 stemme på generalforsamlingen.
Stk. 4. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de
fremmødte. Skriftlig afstemning skal foretages, hvis det forlanges.
Stk. 5. Indkaldelse til generalforsamlingen sker skriftligt senest 1 måned før generalforsamlingens afholdelse.
Stk. 6. Forslag til generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalfor­samlingen.
Stk. 7. Dagsorden for generalforsamlingen skal som minimum indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent.
3. Godkendelse af dagsorden.
4. Aflæggelse af årsberetning.
5. Fremlæggelse af revideret regnskab.
6. Indkomne forslag.
7. Forelæggelse af budget.
8. Forslag til kontingent.
9. Fordeling af tilskud til arkivsamvirkets medlemmer.
10. Valg af 2 revisorer (vælges for 2 år, således at 1 afgår hvert år).
11. Eventuelt.

Stk. 8. Til brug for dagsordenens pkt. 9. indsender arkivsamvirkets medlemmer deres budget til be­styrelsen senest 15. februar. På grundlag af de fremsendte budgetter udarbejder bestyrelsen forslag til fordeling af det ordinære kommunale tilskud. Bestyrelsens forslag udsendes sammen med indkal­delsen til generalforsamlingen.
Stk. 9. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, hvis 1/3 af medlemsarkiverne skriftligt indgiver ønske herom eller på bestyrelsens foranledning.
Stk. 10. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 3 uger efter fremsættelsen af ønske herom. Indkaldelse sker med mindst 1 uges varsel.
Stk. 11. Referat fra generalforsamlingen udsendes til medlemmerne.

§ 5: Bestyrelsen

Stk. 1. Bestyrelsen består så vidt muligt af 5 medlemmer, nemlig 1 fra hver af de tidligere kommu­ner i arkivsamvirkets dækningsområde, Broby, Faaborg, Ringe, Ryslinge og Årslev.
Stk. 2. Bestyrelsesmedlemmerne vælges for 2 år ad gangen og tiltræder 1. maj. Første valgperiode løber til 30. april 2009. Den 30. april 2008 fratræder dog efter lodtrækning ekstraordinært 2 med­lemmer.
Stk. 3. Arkiverne i de enkelte områder vælger selv deres repræsentant til bestyrelsen.
Stk. 4. Valgbar til bestyrelsen er enhver, der er tilknyttet et medlemsarkiv og fungerer som aktiv medarbejder.
Stk. 5. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer.
Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af bestyrelsesmedlemmerne er til stede.
Stk. 7. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Stk. 8. Bestyrelsen har kompetence til at forhandle med Faaborg-Midtfyn Kommune om arkivernes økonomiske forhold, bortset fra løn og honorarer, samt andre forhold af fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver i kommunen.

§ 6: Økonomi

Stk. 1. Samvirkets regnskabsår er kalenderåret.
Stk. 2. Bestyrelsen fremlægger budgetforslag samt forslag til kontingent på generalforsamlingen.
Stk. 3. Arkivsamvirket tegnes af formanden og kassereren.
Stk. 4. Arkivsamvirket hæfter alene for gæld med sin formue.
Stk. 5. Kassereren fører regnskab over de midler, som arkivsamvirket disponerer over.
Stk. 6. Regnskabet revideres af 2 valgte revisorer og sendes efter generalforsamlingens godken­delse til Faaborg-Midtfyn Kommune.

§ 7: Fordeling af tilskudsbeløb

Stk. 1. Fordeling af tilskud fra Faaborg-Midtfyn Kommune og evt. andre midler sker på generalfor­samlingen efter indstilling fra bestyrelsen, medmindre tilskuddet fra giveren er specielt øremærket til et eller flere af arkivsamvirkets medlemmer.
Stk. 2. Ved fordelingen af det kommunale tilskud dækkes først og fremmest de enkelte arkivers ri­melige udgifter til husleje, vand, varme og el, dog maks. 6.000 kr. om året pr. arkiv.
Stk. 3. Dernæst dækkes den årlige præmie for arkivsamvirkets og arkivernes fælles netbank-forsikring.
Stk. 4. Dernæst dækkes kontingenter til arkivfaglige sammenslutninger.
Stk. 5. Derefter dækkes et internetabonnement, hvor dette ikke stilles til rådighed fra anden side, samt til et abonnement på eet sikkerhedsprogram. For internet og sikkerhedsprogram tilsammen gives et tilskud på maks. 3.000 kr. pr. arkiv.
Stk. 6. Et resterende beløb fordeles på arkiverne i forhold til indbyggertallet i deres dækningsom­råde med en minimumstildeling på 4.000 kr. pr. arkiv.
Overstiger udgifterne i stk. 2, 3, 4, 5 og 6 det kommunale tilskud, reduceres tilskuddene til inter­net og sikkerhedsprogram med samme procentsats for de arkiver, som har udgifter dertil.
Stk. 7. De kommunale tilskud ønskes udbetalt af kommunen direkte til de enkelte arkiver.
Stk. 8. Arkiver, der har modtaget tilskud, indsender ved årets udgang regnskab til arkivsamvirket over midlernes anvendelse.

§ 8: Indkøb af materialer

Stk. 1. Arkivsamvirket kan, hvis der er flertal herfor på generalforsamlingen, foretage fællesindkøb til medlemmerne.

§ 9. Faglig virksomhed

Stk. 1. En gang årligt afholdes et fagligt møde for arkivmedarbejdere og bestyrelsesmedlemmer, der er tilknyttet samvirkets arkiver.

§ 10: Ændring af vedtægter

Stk. 1. Ændringer af vedtægterne kan kun ske på en generalforsamling.
Stk. 2. Ændringer i vedtægterne kræver 2/3 flertal blandt de fremmødte på generalforsamlingen.

§ 11: Opløsning af arkivsamvirket

Stk. 1. Opløsning af arkivsamvirket kan ske med 2/3 flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger – ordinære og/eller ekstraordinære.
Stk. 2. Ved arkivsamvirkets opløsning skal en evt. formue anvendes til lokalhistorisk arbejde i Faa­borg-Midtfyn Kommune.
Stk. 3. Generalforsamlingen tager stilling til formuens anvendelse efter indstilling fra bestyrelsen.
Stk. 4. Ved arkivsamvirkets opløsning afleveres arkivsamvirkets arkiv til Rigsarkivet på Fyn eller til Faaborg-Midtfyn Kommune.
Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 24. oktober 2022 i Ringe, med ikrafttræden fra 1. januar 2023.

Hent vedtægterne som pdf fil

 

Kriterier for fordeling og udbetaling af tilskud fra Arkivsamvirkets udviklingspulje

Formålet med udviklingspuljen er at bidrage til synliggørelse og formidling af arkivernes samlinger (udstillinger, bogudgivelser og lignende) og til udvikling af arkivernes arbejdsmetoder, herunder til deltagelse i arkivrelevante kurser og til indførelse af elektroniske hjælpemidler.

1. Tilskud fra udviklingspuljen kan gives til enkeltarkiver eller grupper af lokalhistoriske arkiver og folkemindesamlinger, som er medlemmer af Faaborg-Midtfyn Arkivsamvirke.
2. Tilskud fra udviklingspuljen kan også gives til fælles projekter i arkivsamvirkets regi.
3. Der kan gives tilskud til projekter, opgaver, udstyr og kurser, som opfylder udviklingspul­jens formål.
4. Uddeling foretages løbende gennem året på grundlag af en skriftlig ansøgning til Arkivsam­virket. Det tilstræbes, at der er midler tilbage til uddeling til uforudsete udgifter også sidst på kalenderåret, f.eks. i forbindelse med en flytning af et arkiv.
5. Faaborg-Midtfyn Kommune har givet Arkivsamvirkets bestyrelse kompetencen til at fordele midlerne fra udviklingspuljen (som er på 20.000 kr. i 2009). Der skal mindst 3 medlemmer af bestyrelsen til at godkende en uddeling fra udviklingspuljen.
6. Arkivsamvirkets kasserer udbetaler et bevilget bidrag fra udviklingspuljen, så snart bidrags­modtageren har aflagt regnskab og fremvist bilag for de tildelte midlers anvendelse.
7. På arkivsamvirkets årlige, ordinære generalforsamling skal arkivsamvirkets kasserer aflægge regnskab for udviklingspuljens anvendelse det foregående år. Dette regnskab sendes også til Faaborg-Midtfyn Kommunes Plan og Kultur. Eventuelt uforbrugte midler overføres til det efterfølgende år.